Tämä tietosuojaseloste kuvaa, miten keräämme, käsittelemme ja suojaamme asiakkaidemme sekä verkkosivustomme käyttäjien henkilötietoja EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukaisesti.
1. REKISTERINPITÄJÄ
- Nimi: Roboline Group Oy
- Y-tunnus: 3223626-1
- Osoite: Markkinakuja 10 A 11, 08700 Lohja
- Verkkosivusto: https://www.roboline-innovations.fi/
2. YHTEYSHENKILÖ TIETOSUOJA-ASIOISSA
- Sähköposti: contact@robolinegroup.fi
- Puhelin: +358 50 3000 111
3. REKISTERIN NIMI
Yrityksen asiakas-, sopimus- ja markkinointirekisteri.
4. HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN TARKOITUS JA OIKEUSPERUSTE
Käsittelemme henkilötietoja seuraaviin tarkoituksiin:
- Asiakassuhteen hoitaminen: Yhteydenottopyyntöihin vastaaminen, tarjousten tekeminen, tilausten toimitus ja asiakaspalvelu.
- Taloushallinto: Laskutus, maksujen valvonta ja perintä.
- Liiketoiminnan kehittäminen ja markkinointi: Palveluidemme laadun parantaminen sekä uutisryhmä- ja markkinointiviestintä (suoramyynti).
Käsittelyn oikeusperusteet:
- Sopimus: Käsittely on tarpeen sopimuksen täytäntöönpanemiseksi tai tarjouksen tekemiseksi.
- Lakisääteinen velvoite: Esimerkiksi kirjanpitolainsäädännön vaatimukset.
- Oikeutettu etu: Asiakassuhteen hoitaminen, analysointi ja suoramarkkinointi.
- Suostumus: Mikäli asiakas on erikseen antanut suostumuksensa (esim. uutiskirje).
5. REKISTERIN TIETOSISÄLTÖ
Rekisteriin voidaan tallentaa seuraavia tarpeellisia tietoja:
- Perustiedot: Esimerkiksi nimi, puhelinnumero, sähköpostiosoite ja postiosoite.
- Yritysasiakkaat: Yrityksen nimi, Y-tunnus ja yhteyshenkilön tiedot.
- Asiakkuuteen liittyvät tiedot: Tilaus- ja laskutustiedot, sopimukset, asiakaspalveluhistoria sekä annetut suostumukset ja kiellot.
- Huomautus: Mikäli kuluttaja-asiakkaan kanssa tehdään laajempi työtilaus, voidaan tarvittaessa kerätä henkilötunnus laskutusta tai viranomaisilmoituksia (kuten kotitalousvähennystä) varten.
6. SÄÄNNÖNMUKAISET TIETOLÄHTEET
Tietoja kerätään ensisijaisesti suoraan rekisteröidyltä itseltään verkkosivuston lomakkeiden, sähköpostin, puhelimen, sopimusten tai muiden asiakaskohtaamisten kautta. Tarvittaessa luottotiedot voidaan tarkistaa virallisista rekistereistä (esim. Suomen Asiakastieto) ennen sopimuksen solmimista.
7. TIETOJEN LUOVUTUKSET JA SIIRROT
Tietoja käsitellään luottamuksellisesti. Tietoja voidaan luovuttaa luotettaville yhteistyökumppaneillemme (kuten kirjanpitäjälle, IT-tuelle tai alihankkijoille) vain siinä määrin, kuin se on palvelun toteuttamiseksi tai lakisääteisten velvoitteiden täyttämiseksi välttämätöntä.
Tietoja ei pääsääntöisesti siirretä EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle. Jos järjestelmätoimittaja (esim. sähköpostipalvelu) siirtää tietoja alueen ulkopuolelle, huolehditaan tietoturvasta EU-komission hyväksymillä vakiolausekkeilla.
8. REKISTERIN SUOJAUKSEN PERIAATTEET
Henkilötietoja suojataan huolellisesti:
- Sähköinen aineisto: Tiedot on suojattu palomuureilla, salasanapoliitikoilla ja henkilökohtaisilla käyttäjätunnuksilla. Verkkosivustomme käyttää suojattua HTTPS-yhteyttä.
- Manuaalinen aineisto: Mahdolliset paperiset tulosteet säilytetään lukituissa tiloissa ja ne tuhotaan tietoturvallisesti käytön jälkeen.
- Käyttöoikeudet: Pääsy tietoihin on vain niillä työntekijöillä tai kumppaneilla, jotka tarvitsevat niitä työtehtäviensä hoitamiseen. Kaikkia käsittelijöitä sitoo vaitiolovelvollisuus.
9. TIETOJEN SÄILYTYSAIKA
Henkilötietoja säilytetään vain niin kauan kuin se on tarpeen tässä selosteessa määriteltyjen käyttötarkoitusten toteuttamiseksi.
- Potentiaalisten asiakkaiden tietoja (esim. pelkät yhteydenottopyynnöt) säilytetään enintään 2 vuotta viimeisestä yhteydenotosta.
- Sopimus- ja laskutustietoja säilytetään kirjanpitolain vaatiman ajan (6 vuotta tilikauden päättymisestä).
10. REKISTERÖIDYN OIKEUDET
Sinulla on oikeus:
- Tarkastaa itseäsi koskevat tiedot.
- Pyytää virheellisten tai puutteellisten tietojen korjaamista.
- Pyytää tietojesi poistamista ("oikeus tulla unohdetuksi"), ellei meillä ole lakisääteistä velvoitetta säilyttää niitä.
- Rajoittaa tai vastustaa tietojesi käsittelyä (esimerkiksi kieltää suoramarkkinointi).
- Peruuttaa antamasi suostumus milloin tahansa.
Voit käyttää oikeuksiasi ottamalla yhteyttä kirjallisesti kohdassa 2 mainittuun yhteyshenkilöön. Mikäli koet, että tietojasi käsitellään lainvastaisesti, sinulla on oikeus tehdä valitus Tietosuojavaltuutetun toimistoon (www.tietosuoja.fi).
11. MUUTOKSET TIETOSUOJASELOSTEESEEN
Pidätämme oikeuden päivittää tätä selostetta toimintamme tai lainsäädännön muuttuessa. Suosittelemme tutustumaan selosteen sisältöön säännöllisesti.
